YTYÄ-hankkeen työpaja 3: Tiedonkulku ja asiakastiedon käsittely yhteistyön tukena
Kolmannessa työpajassa keskityttiin sujuvan yhteistyön kannalta keskeiseen teemaan: tiedonkulkuun ja asiakastietojen käsittelyyn. Tavoitteena oli tarkastella, miten tieto liikkuu toimijoiden välillä yrittäjän palvelupolulla ja millaiset käytännöt tukevat sekä yhteistyötä että tietosuojan vaatimuksia.
Työpajassa korostettiin alusta alkaen, ettei tarkoituksena ole rakentaa uutta tietojärjestelmää. Sen sijaan työskentelyä ohjasivat kolme kysymystä:
- mitä tietoa palvelupolulla täytyy kulkea?
- miten ja milloin tieto liikkuu?
- missä vaiheessa tarvitaan yhteistä keskustelua toimijoiden kesken?
Pienryhmätyöskentelyssä osallistujat tarkastelivat konkreettisia siirtymäkohtia palvelupolulla, joissa asiakas siirtyy toimijalta toiselle. Ryhmät pohtivat, mitä tietoa seuraava toimija tarvitsee, mitä ei ole tarpeen kysyä uudelleen ja miten vastuu tiedon kirjaamisesta ja siirtämisestä jakautuu.
Ryhmäesitysten ja yhteisen keskustelun kautta tunnistettiin tiedonkulussa toistuvia teemoja ja muodostettiin yhteisiä periaatteita, joita voidaan soveltaa laajemmin yhteistyössä. Samalla keskusteltiin vastuista, saavutettavuudesta ja asiakaskokemuksesta tiedonvaihdon eri vaiheissa.
Työpajan lopputulos on tärkeä askel kohti yhteistä, tietosuojan huomioivaa yhteistyömallia. Selkeät periaatteet tiedonkulusta tukevat sekä työn sujuvuutta että yrittäjän kokemusta palvelupolun jatkuvuudesta.
